Avant la manifestation
En amont de votre évènement, il convient de réaliser un certain nombre de démarches.
- Déclaration d'une manifestation regroupant plus de 1500 personnes : 1 an avant
- Demander l'autorisation de vente au déballage de moins de 300 m2 : 5 à 3 mois avant
- Demander l'autorisation d'ouvrir d'un débit de boisson occasionnel : 3 mois avant
- Demander l'autorisation d'organiser l'évènement : au plus tard 1 mois avant
- Prendre connaissance des différents arrêtés préfectoraux et municipaux réglementant les conditions de déroulement des manifestations
- Demande d'autorisation de vente au déballage de plus de 300 m2 : 5 à 3 mois avant
- Déclaration de la manifestation : au plus tard 1 mois avant
- Déclarer la manifestation (pour information préalable)
- Demander le passage d'une ronde de police au cours de la manifestation : dans les meilleurs délais
Demande d'autorisation : tournoi, match amical, de bienfaisance...
Assurez vous que le contrat de votre club couvre bien la manifestation. Si ce n'est pas le cas, demandez un avenant à votre assurance et vérifiez la date de mise en oeuvre de ce dernier avec votre assureur.
Si vous avez recourt à des créations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels) protégés par des droits d'auteurs, demandez l'autorisation de les utiliser à l'organisme les gérant (SACEM, SACD...) : dans les 10 jours avant
Les billets comportent 3 volets obligatoires :
- Date, heure et titre de la manifestation
- Numéro du billet
- Prix
Pendant la manifestation
Il convient de respecter les dispositions du Code général des débits de boissons et des mesures de lutte contre l'alcoolisme :
- Respecter l'horaire de fermeture
- Interdiction de donner de l'alcool à des gens manifestement ivres
- Interdiction formelle de recevoir dans la salle des personnes déjà en état d'ébriété
Si un incident devait se produire (bagarre, désordres...), les organisateurs ne disposent légalement d'aucun pouvoir de police. Dans ces cas, vous devez immédiatement prévenir le/la maire et les forces de l'ordre si l'incident est majeur.
L'association organisatrice devra respecter les arrêtés préfectoraux et municipaux existant en matière de manifestations publiques : règles de sécurité, d'hygiène, de salubrité, respect de l'heure de fermeture, respect de la capacité légale d'accueil, respect des règles de surveillance, limitation éventuelle du nombre d'entrées...
Après la manifestation
Chaque registre doit être coté et paraphé par le maire et transmis impérativement après la manifestation à la préfecture (au plus tard sous 8 jours)
A archiver : les coupons de contrôle et les souches de billets doivent être conservés pendant 1 an et le relevé des billets vendus doit lui être conservé pendant 6 ans.
Établir l'état des recettes et dépenses
Boîte à outils
Téléchargez ci-dessous tous les documents importants concernant l’événementiel :
Autorisation de Manifestation
Demande d'autorisation de manifestation à transmettre au DAF